Documento descriptivo del sistema Cyberdoc
Dr. Ernesto Cuadros-Vargas
ecuadros@spc.org.pe, gerencia@handel-soft.com
+51-958339127
Handel-Soft es una empresa dedicada a brindar soluciones informáticas a diferentes organizaciones.
El objetivo principal de Handel-Soft es tener clientes satisfechos, ofreciendo herramientas de calidad. Handel-Soft brinda soluciones independientes de la plataforma, sin que ello implique la compra de licencias adicionales, evitando así generar dependencia tecnológica innecesaria.
Nuestras soluciones también están orientadas a eliminar la dependencia de localización geográfica. Nuestros clientes podrán utilizar nuestras soluciones en una intranet o a través de la Internet, desde máquinas localizadas en diversos países si fuera necesario.
La seguridad de la información de nuestros clientes es algo muy importante para nosotros. Por esa razón, Handel-Soft ha puesto énfasis en esta problemática, por lo que todos nuestros productos utilizan Certificados Digitales para el tratamiento de datos.
Considerando que estamos en un mundo globalizado todos nuestros productos están diseñados para el soporte de múltiples idiomas dependiendo de la elección de cada usuario del sistema.
Cuando una persona desea realizar un trámite documentario, debe iniciarlo presentando un expediente, el cual contiene la información necesaria y los documentos requeridos. Esto deberá hacerlo por la unidad organizacional inicial, que generalmente es Mesa de Partes, donde se hace la recepción del expediente. Una vez iniciado el proceso se le asigna un código para luego ser derivado a la unidad organizacional correspondiente, desde aquí, el expediente será trasladado por cada una de las unidades organizacionales involucradas en este proceso, siendo su estado modificado según el manual de procedimientos de la organización.
El problema radica en que este proceso suele realizarse manualmente y cuando la persona involucrada desea tener información, sobre la ubicación y estado de dicho expediente, deberá iniciar un largo proceso de seguimiento, generando una imagen de ineficiencia. Este proceso de consulta del estado y ubicación del expediente no es posible de otra forma, ya que no se sabe con exactitud su ubicación hasta el instante en el que se le encuentra. Además de esto, debemos considerar el tiempo que se pierde y los posibles errores humanos que podrían incluso causar la pérdida del expediente.
El proceso de trámite documentario, además de ser tedioso, consume recursos de tiempo de las personas que laboran en las distintas unidades organizacionales. También debemos considerar recursos logísticos como papel, archivadores y las posibles pérdidas de expedientes ocasionadas por el desorden que suele acompañar este tipo de procesos.
El mayor perjudicado de toda esa falta de eficiencia siempre resulta ser el usuario que paga por el servicio que se supone que debería ser el mejor atendido.
El análisis costo beneficio depende de diversos factores, entre ellos el volúmen de información que procesen diariamente, el número de horas hombre dedicadas a esta labor, entre otros.
El punto de retorno de esta inversión, deberá ser calculado en forma individual para cada institución. Sin embargo, existen beneficios inmediatos aplicables a cualquier institución que lo use.
- Reducción de costos fijos
- : Cyberdoc ofrece la posibilidad de eliminar el gasto en documentación física y espacio para almacenarla. Sin embargo, para la etapa de transición, Cyberdoc ofrece la posibilidad de continuar imprimiendo los documentos, si el usuario así lo desease.
- Mayor eficiencia
- : El uso de Cyberdoc permite que la información agregada a un proceso, sea visible para todos los usuarios involucrados de forma instantánea. Esto elimina en su totalidad la necesidad de enviar notificaciones a cada una de las áreas, así como la confirmación de llegada (cargo).
- Mayor control administrativo
- : Los usuarios administrativos, como un gerente, tiene la posibilidad de controlar el nivel de eficiencia de sus subordinados, a través de reportes que muestran el número de procesos atendidos, atrasados y tiempos de respuesta promedio por área.
- Independencia geográfica
- : Cyberdoc posibilita que cualquier usuario, perteneciente o no a la institución, que este involucrado a la institución, pueda acompañar su avance desde cualquier parte del planeta. En el caso de usuarios de la institución, podrían seguir con el proceso, aún estando fuera de la ciudad. Esto permite los procesos no dependan de forma de la presencia física de los funcionarios, como sucede en la actualidad.
- Mejor imagen
- : El uso de Cyberdoc posibilita que el cliente acompañe su trámite desde cualquier cabina de Internet o su casa, las 24 horas del día, los 7 días de la semana. El cliente tambíen sabrá exactamente donde está su proceso, quien lo revisó, el tiempo restante para su finalización. Esto abre la posibilidad de que el cliente no tenga que hacer colas, ni deba ir a la institución. Tampoco tendrá que esperar a la presencia de un funcionario para su atención. Todo esto repercutirá en un excelente imagen institucional.
- Implantación simple
- : La puesta en funcionamiento de Cyberdoc, requiere únicamente la existencia de un servidor conectado a la red institucional, con salida a Internet. Una vez recibido el organigrama de la institución, se necesitará un máximo de 5 días para dejarlo 100% operativo y tres días para la capacitación del personal, por cada grupo de 30 usuarios.
La razón de ser de Cyberdoc, es el cliente. Por este motivo, consideramos que debe ser el mayor beneficiado de su uso. Los beneficios inmediatos que el recibiría son:
- Mejor atención
- : El acompañamiento remoto de cualquier proceso, de parte de los clientes de la institución, permite eliminar en su totalidad las colas y las visitas frecuentes a la misma, para saber donde está un proceso. El cliente se sentirá mucho mejor atendido y sabrá que no debe perder el tiempo buscando su expediente para saber por que áreas pasó.
- Mayor información
- : El usuario podrá saber, de forma inmediata, el estado de su proceso, quien lo antendió, por que áreas pasó, cuanto tiempo falta para su conclusión, etc.
- Menor tiempo de respuesta
- : Cualquier consulta realizada sobre el estado de su proceso, podrá durar tan solo unos segundos, accediendo a esta informacón por Internet. Todo esto elimina la necesidad de hacer colas.
- Independencia geográfica
- : El cliente, puede acompañar su proceso sin tener que ir físicamente a la institución y podrá hacerlo desde cualquier parte del planeta.
- Atención las 24 horas del día
- : El acompañamiento de un proceso, puede ser realizado a cualquier hora del día, el único requerimiento será que el servidor de la institución este operativo y conectado a internet.
- Tiempo y dinero
- : El hecho de no tener que ir físicamente a la institución, significa que el usuario tendrá un ahorro de tiempo y dinero considerable.
Para mayor información sobre las características técnicas puede consultar en el capítulo 4 Características Técnicas (Ver Pág. ![[*]](crossref.png)
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Cyberdoc es un sistema de información orientado al trámite documentario. Nuestro software permite acompañar un documento desde que ingresa a un flujograma hasta que el proceso es finalizado.
Cyberdoc permite una sencilla clasificación y distribución de los expedientes para un fácil seguimiento, de forma remota, por parte de los usuarios del sistema, el sistema facilita la ubicación y estado de un expediente para la persona involucrada en este proceso desde cualquier parte del mundo a través de un navegador de Internet.
Cyberdoc Edition también ayuda a reducir los costos relacionados al mantenimiento del proceso así como el tiempo del personal invertido. Nuestra filosofía es transformar el trabajo en una labor más efectiva, generando una mejor imagen hacia el usuario.
Para realizar este trabajo, Cyberdoc cuenta con las herramientas que se detallan a continuación.
Figura 3.1:
Herramientas de Cyberdoc
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Cyberdoc-Suite es una herramienta visual para el seguimiento de la información de una manera sencilla, emulando la interfaz estándar de un cliente de correo electrónico.
En esta aplicación, el usuario podrá hacer un seguimiento electrónico de expedientes, así como, de forma instantánea, observar los cambios que otros usuarios realicen sobre un documento. Este aplicativo permite que un usuario pueda enviar nuevos mensajes así como ver el historial de un expediente a través de un flujograma. Cyberdoc-Suite también permite adjuntar documentación a los documentos en trámite.
El nivel técnico requerido para poder operar esta aplicación se reduce a cualquier usuario común de correo electrónico.
Figura 3.2:
Cyberdoc-Suite
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Cyberdoc-Designer es una herramienta visual que permite diseñar los flujos de procesos para cada tipo de trámite de una forma sencilla e intuitiva.
Cyberdoc-Designer permite escoger qué unidades organizacionales intervienen en un tipo de trámite específico. De esta manera se puede asignar los procesos que se irán desarrollando, así como las posibles decisiones para cada tipo de proceso. Cyberdoc-Designer permite además asignar procesos a cargos o roles que serán los responsables de tomar las decisiones pertinentes a la llegada de un expediente.
Cyberdoc-Designer también facilita la asignación de tiempos límites para la toma de decisiones en los procesos, de esta forma se tiene información sobre que expedientes excedieron el tiempo de atención, para ser procesados de manera inmediata.
Figura 3.3:
Cyberdoc-Designer
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Cyberdoc-Admin es una herramienta administrativa que permite ingresar la estructura organizacional sobre la cual funcionará el sistema de trámite documentario Cyberdoc.
Esta herramienta permite ingresar todas y cada una de las unidades organizacionales involucradas en los procesos de trámite, así como los distintos cargos o roles contenidos en estas unidades.
Cyberdoc-Admin permite además ingresar los nombres de las personas que ocupen dichos cargos o roles, quienes serán también los usuarios del sistema.
Figura 3.4:
Cyberdoc-Admin
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Cyberdoc-Report es una herramienta administrativa destinada a la creación de reportes sobre información de la institución en la que opera Cyberdoc.
Con Cyberdoc-Report se pueden crear reportes relacionando las distintas categorías de información de la institución de manera completamente visual. Esto simplifica enormemente la tarea de creación de reportes.
Adicionalmente, la herramienta permite especificar niveles de acceso a los reportes. Estos pueden ser asignados a un área (Contabilidad), a un rol (Contador) o a una persona (Juan Pérez). De esta forma se logra un control más flexible a la información.
Los reportes creados con esta herramienta se integran en Cyberdoc-Suite, según los permisos asignados, consiguiendo una mejor integración de las herramientas que componen el Sistema.
Figura 3.5:
Cyberdoc-Report
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Características Técnicas
Esta sección tiene por objetivo hacer una descripción del sistema de tramite documentario Cyberdoc.
- Totalmente orientado a trabajar en un entorno Web.
- Independencia de la plataforma en la cual opere (MS-Windows o Linux).
- Tiempo de respuesta comparable con una aplicación Desktop.
- Seguridad controlada a través de Firmas Digitales.
- Sistema preparado para comunicarse a través de la Web con cualquier aplicación independientemente de la plataforma en la que haya sido desarrollada.
- Cyberdoc esta diseñado soportar el modelamiento de la organización de forma dinámica.
- Creación de las áreas de la organización.
- Creación de los roles de la organización.
- Configuración de datos genéricos de la organización tales como Dirección, pagina Web, logotipo, etc.
- Configuración de formatos propios de la organización, tales como formularios, resoluciones, solicitudes. etc.
- Creación, borrado y modificación de usuarios.
- Asignación de roles a los usuarios.
- Sistema orientado al modelamiento por usuarios no técnicos a través del uso del mouse.
- Ambiente de diseño gráfico para el modelamiento de procesos.
- Soporte ilimitado para el número de áreas involucradas con un flujo.
- Flexibilidad para la asignación de documentos en cualquier parte del flujo de acuerdo a la lógica del negocio.
- Flexibilidad para permitir que un flujo siga diferentes rutas a través de lógica condicional.
- Flexibilidad para permitir Metacampos para distintos procesos en un flujo.
- Configuración dinámica del tiempo recomendado y del tiempo máximo que un trámite debe tomar por área, así como la consideración de días no hábiles por eventualidades.
- Configuración de alarmas que indican el retraso de un trámite.
- Soporte para definir áreas involucradas mientras el flujo esta en proceso.
- Soporte para crear procesos de sólo conocimiento, a fin de de evitar procesos burocráticos.
- Capacidad para retroceder el estado de un flujo en caso de error.
- No es necesaria programación o scripting para la totalidad del modelamiento.
- Modelamiento dinámico de reportes de acuerdo a las necesidades de cada usuario en menos de un minuto.
- Reportes por flujograma.
- Reportes de procesos atrasados.
- Reportes por áreas.
- Flexibilidad para que cada usuario tenga reportes personalizados.
- Asignación de privilegios y visualización de reportes por usuario.
- Vista preliminar de reportes.
- Soporte para múltiples procesos y trámites.
- Seguridad para los procesos.
- Control de cambios de entrada/salida de cualquier parte del sistema.
- Trabajo simultáneo, por varios usuarios, en el mismo proceso desde lugares geográficamente distantes (a través de Internet).
- Seguridad y control de acceso a procesos por usuarios/áreas/roles
- Generación de documentación detallada por proceso/áreas/roles/personas.
- Uso de herramientas gráficas para la automatización y modelamiento de procesos.
- Diseño de formularios Web integrados.
- Publicación en tiempo real de reglas de negocios u otros cambios en los procesos.
- Grabar de manera automática datos de auditabilidad.
- Formularios dinámicos.
- Firmas digitales para seguridad e integridad de formularios y documentos.
- Acceso a Base de Datos dentro de formularios usando conexiones de parte del servidor.
- Validación y filtros personalizados de Base de Datos en formularios.
- Interface de modelamiento 100% visual.
- Diseñador de procesos a través de interfaces en la Web.
- Compatibilidad con UNIX, Linux, Windows, Irix, etc.
- Agente de automatización XML, Web services.
- Controlar quien puede iniciar procesos.
- Asignar límites de tiempos a tareas, por procesos culminados.
- Programar tiempo de inicio de un proceso.
- Compartir procesos con otros usuarios.
- Vista gráfica de relaciones organizacionales.
- Grupos por funciones de trabajo.
- Permitir múltiples roles por usuario.
- Grupos para cada usuario del sistema.
- Interface integrada con acceso a todas las funciones de los usuarios (incluyendo procesos con tareas que pueden ser iniciadas, entradas o completadas).
- Soporte para validación única y al sistema de autenticación existente.
- Ver actividades archivadas y pendientes.
- Administrar la carga de trabajo de personal.
- Procesamiento de transacciones.
- Actualizaciones Automatizadas del Software cliente.
- Inicio y recuperación automática del servidor.
- Orquestación y sincronización de procesos manejados por Base de Datos.
- Conectividad a Base de Datos centralizada en el servidor.
- Manejo flexible de instalación de nuevos procesos.
- Modo intranet e Internet.
- Niveles altos de seguridad.
- Administración remota (vía Web).
- Fácil activación/desactivación de procesos.
- Administración automática de versiones de procesos.
- Administración de carga de trabajo (asignar/retirar tareas) para todos los usuarios.
- Administrar procesos truncados y forzar el completado de actividades.
- Módulo de reportes basado en Web integrado.
- Estadísticas de sub procesos.
- Modulo para establecer y cambiar el contenido de los reportes.
- Reporte de tiempo transcurrido, monitoreo de procesos, por actividades de usuarios, por carga de trabajo.
- Reporte de Monitoreo de procesos.
Previo al proceso de uso de Cyberdoc la organización debe tener bien definido lo siguiente:
- Tener definida la jerarquía organizacional. Esto es Areas, Roles, Personas.
- Tener definidos los flujos de la organización. Esto es los procesos que serán subidos en el sistema de acuerdo a las políticas de la organización. Estos flujos deben incluir las áreas involucradas en cada proceso, los roles que están permitidos a realizar determinado proceso, los tiempos (estimado y máximo) que durara cada proceso.
- Tener definidos los documentos y tipos de documentos que usa la organización.
- Tener definidos los reportes que usa la organización.
Para que el sistema Cyberdoc pueda correr con calidad se recomienda tener un servidor con 2.4Ghz de velocidad, 1Gb RAM, 80Gb Disco Duro. El sistema operativo que el servidor va a tener es FreeBSD. Se recomienda tener un presupuesto de US$5,000.00 para este servidor
Los clientes del sistema deben estar conectados al servidor por medio de la intranet ó Internet. El sistema operativo requerido para las máquinas de los clientes/usuarios del sistema puede ser Windows, Linux o similar. El único requisito básico es que se cuente con un navegador de Internet.
Personal de Contacto :
Ernesto Cuadros Vargas
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Oficina Principal:
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Mathematics Department, Macquarie University, Sydney.
The command line arguments were:
latex2html -split 0 -local_icons propuestas_cyberdoc.tex
The translation was initiated by Jorge Neyra on 2011-01-29
Jorge Neyra
2011-01-29
